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【デジタル活用による儲かる経営づくり】第3回「2022年、ペーパーレス経理に今度こそチャレンジ 」

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※本記事は、東商新聞 2021年9月20日号に掲載したコラムをWEBページ用に再編・掲載しています。


「経理のペーパーレス化」と言われて久しい。大企業は基幹システムとして競い合うように導入を進めたが、小規模事業者には遠い話だ。しかし国も腰をあげ、スモールビジネスの経理の電子化をグンと進めてきている。  

ペーパーレスのメリットは大きく2つある。1つ目に、肉体的・精神的な余裕が増える。決算前に、ダンボールの中からたった1枚の領収書を探すこともなくなる。請求書を印刷して封筒に詰め郵送、ミスがあれば再送…というばからしい対応も減る。クラウドで保管していれば、事務所に出向かず自宅でコーヒーを飲みながら作業ができる。売上アップやコスト削減の前に、まずは余裕づくりから始めよう。  

2つ目は、経営に関わる重要な情報が得られることだ。例えば売上日報をイメージしてほしい。紙やエクセルで日々の売上を従業員に報告させているとする。その情報はあくまで「毎日の売上記録」に過ぎない。しかしこれらをデジタル情報として扱えば、昨年対比・商品別・時間帯別と、様々な角度で分析をすることができる。「ただの記録」が「売上を伸ばす情報」に進化するのだ。  

しかし、こう言う人もいる。「いくら電子化といっても、領収書や請求書は法律があるから捨てられない」。かつては、そうだったかもしれない。しかし2022年、この「電子化」に大きくメスが入ることをご存知だろうか。 

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電子帳簿保存法」という法律がある。本議論で関係があるのは「請求書・領収書」が破棄OKになる、という点だ。以前からある法律だが、2022年1月から大きく要件が緩和されることになる。この機会に「今度こそ我が社もペーパーレスにしたい!」と意気込む方々に向けて、取り組むべき方法を3ステップでお伝えしたい。  

1段階目は「そもそもアナログを減らせ」だ。例えば消耗品もクレジットカードで購入する、請求書はPDFのメール添付や請求書作成ソフトから直接送信する、など。前提となる紙を半分、また半分と減らすのだ。「紙が多いから、スキャンしてAIに処理させたい」という声もよく聞くがこれは間違い。正解は「まずは人間の努力で減らせるだけ減らしてから」となる。  

2段階目は「クラウドサービスの活用」。クラウド会計の中には領収書・請求書をスキャン管理できるものがある。当社は「freee会計」を活用しており、証憑はスキャンして袋にポイッといれるだけ。仕訳とレシートが紐付いてオンラインで管理されていて、税理士にもリアルタイムに共有される。税理士から「レシート見せて」と言われることもないし、原本はここ5年、一度も開かずに済んでいる。  

3段階目が「電子帳簿保存へのチャレンジ」だ。経理の電子化の極地で、前述のようなクラウドサービスを活用しつつ電子帳簿保存の要件を満たせば、原本破棄の世界がやってくる。タイムスタンプや操作ログ(原本証明の機能)が実装されていれば、ついに日本の経営者は、紙ゼロ経理にたどり着く。 

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電子化に対して「費用対効果が乏しい」「メリットがわからない」などの理由で検討すらしない人も多い。しかし、そういった人でもスマホを手放せないし、ネット通販を多用しているかもしれない。身の回りのサービスが便利にIT化されている中で、自社の経営や従業員のワークスタイルだけ昔のままでいいと思っていると、時代についていけず人材獲得もどんどん難しくなっていくだろう。  

まずは小さな一歩。領収書一つから、ぜひチャレンジしてほしい。 

 

【執筆者プロフィール】
井領 明広(いりょう・あきひろ)

つづく株式会社社長
長野県上田市を拠点に、企業のクラウド化・業務自動化を支援。


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