【企業の防災対策】第４回「安否確認サービスの選び方」

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近年、地震や台風、大雨などの災害が各地で多発しており、企業における防災対策の必要性が高まっています。

今回は、「防災週間」（8月30日～9月5日）にあわせ、8月30日から9月3日までの5日間にわたって、災害時の安否確認に関する事前の備えについてご紹介いたします。

安否確認サービスの選び方

安否確認サービスは、これまで挙げた特徴のうち、「複数の連絡手段」「自動集計」「督促などの効率化の仕組み」はほとんどのサービスで対応しています。そのため、安否確認サービスを選ぶ際は、これら基本的な機能で考えるよりも、まず「利用範囲」と「予算」に注目したほうがよいでしょう。

※参考記事：【比較表】安否確認システムの比較11選！目的別の選び方｜アスピック

・利用範囲

安否確認サービスは災害発生時にしか利用しないイメージをお持ちかもしれませんが、「従業員にアンケートできる」「その結果を自動集計できる」という基本機能を活かして、コロナ禍における従業員の健康管理にも使われています。

たとえば、従業員が毎朝の出勤前に体温を測って平熱であることを会社に報告する、といった使い方が多く行われています。体調の報告を従業員にお願いしていたけれど、管理者が集計したり確認したりするのが負担になっていた、という課題の解消が期待できます。その他、従業員から意見を集約する際のアンケート手段にするなど、「平時にも利用する」のであれば、平時利用にも適したサービスを選ぶことをお勧めします。

・予算の考慮

なんといってもどの企業も気になるのが予算です。リスク対策とはいえ、利用頻度が高くないサービスにどこまで予算をかければよいのか悩まれている方も多いでしょう。以前はある程度の予算がないと導入できない場面もありましたが、最近では低価格が進んでおり、予算を多く取れない企業によっても手が届く価格帯になっています。

具体的には、1,000人まで月額10,000円で使えるものや、一人当たり月額80円で使えるサービスもあります。月額10,000円程度で安否確認を強化できると考えれば、十分に検討に値するのではないでしょうか。

安否確認サービスの比較のポイント

選び方で挙げたポイントを踏まえて、さらに詳しくサービスの違いを見ていく場合に、どのポイントは確認したほうがよいのが、主な3つのポイントをご紹介します。

・災害時の自動配信

サービスによっては、気象庁の地震速報と連動して、たとえば「震度6以上の場合は安否確認メールを自動配信する」ことができます。自動配信機能を使わない場合は、災害発生後に、管理者が管理画面を操作して従業員に安否確認メールを配信することになります。万一の際に、管理者がいなくても配信できるようにしたい場合は、その機能を備えたサービスを選ぶことになります。

・連絡方法の多様性

安否確認の連絡方法としては、メール、Webでのアンケート、スマホアプリが中心になります。中には、LINEやTwitterなどのSNSにも対応しているサービスもありますので、少しでも連絡手段を増やしたい、あるいは、自社の従業員にはSNSも対応させた方がよいと考える場合は、それらに対応したサービスを選びましょう。

・ID発行などの管理者の負担

従業員が多い場合、一人ひとりにサービスのIDとパスワードを発行して知らせるのは管理者によって大きな負担になります。たとえば、従業員がスマホでQRコードを読み取って、自分で登録作業を行う、というタイプであれば管理者の登録負担が大きく軽減されます。管理者側でIDを大量に発行する必要がある場合、人事システムから出力した従業員情報をCSVで安否確認サービスに読み込ませてIDを発行する、などができれば登録作業の軽減につながります。

以上のポイントをご参考に、自社にあった安否確認サービス選びを進めていただけますと幸いです。

【本稿の執筆について】

本稿は「一般社団法人ASP・SaaS・AI・IoTクラウド産業協会(ASPIC)」が運営するクラウドサービス紹介サイト『アスピック』を元に作成しております。

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