〜経営に役立つ情報・事例を発信するサイト〜
powered by 東京商工会議所

【企業の防災対策】第2回「災害時における従業員の安否確認の重要性」

f:id:tosho-antenna:20210825145338j:plain


近年、地震や台風、大雨などの災害が各地で多発しており、企業における防災対策の必要性が高まっています。

今回は、「防災週間」(8月30日~9月5日)にあわせ、8月30日から9月3日までの5日間にわたって、災害時の安否確認に関する事前の備えについてご紹介いたします。


近年の自然災害の発生頻度の増加に伴い、企業においても従業員やその家族の安否確認を行う場面が増えてきました。ここでは、改めて企業が安否確認に取り組む目的や、取り組む際に考慮すべきポイントについてご紹介します。

企業において安否確認に取り組む目的

企業が安否確認に取り組む目的は、「企業としての責務を果たすこと」および「事業の継続性の担保」の2つに大別されます。

・企業としての責務を果たす

企業は収益を上げる以前に、従業員やその家族の生命を守ることが何よりの責務です。従業員を安全でない状況にして、収益を優先することは社会に容認されません。
そのため、自然災害や事故が発生した場合、従業員やその関係者、そしてその家族は無事なのかを漏らさず、速やかに確認する必要があります。そして、その状況を踏まえ、企業ができることを考え、実行していく必要があります。

・事業の継続性の担保(BCPへの対応)

従業員の安全が確認できたら、次に行うべきは事業の継続です。例えば、大型台風で公共交通機関が正常稼働していない場合で、自社の工場の稼働を維持したい場合、工場を稼働させるために必要な最低限の従業員に出勤していただく必要があります(出勤が安全である前提です)。その際、物理的な距離を含めて、どの従業員がどれくらいで出勤することが可能かを把握することは、事業の継続性に直結します。

安否確認のポイント

企業が安否確認を行う上で重要になることとして、次の4点が挙げられます。

  1. 安否の確認経路が事前に定まっていること
  2. 素早く確実に確認できること
  3. 把握したい範囲まで確認できること
  4. 報告に慣れていること
1. 安否の確認経路が事前に定まっていること

安否確認を行う場合、「どのような条件に合致した時」に、「誰がどのような順番で」、「どの連絡手段で」、「何について」安否を報告すべきかを事前に定めておく必要があります。企業によっては、「防災マニュアル」や「緊急連絡網」として整備していることもあるでしょう。

それらを定めずに、「災害発生など何かあったら上司にメールや電話して」だけだと、どのような状況になったら連絡したらよいのか、上司に自分は安全ですとかで連絡すればよいのかなどに解釈の差が生じ、必要な時に、必要な情報は集まらないという事態が起こりえます。

そのような事態を避けるためにも、万一の時でも従業員が迷わずに報告できるようにしておく必要があります。

2. 素早く確実に確認できること

従業員が安否確認を連絡する際に、「従業員がすばやく連絡できる」ことと、「管理側がすばやく集計して把握できること」が大事になります。

上司への電話やメールでの報告は早い手段ではありますが、管理側にとっては、対象の従業員が多いほど、誰がどこまで連絡しているのかがわかりにくいという問題があります。上司がその上司に集約して報告するケースだと、最終的な報告がくるまでに現時点ではどうなっているのかの把握が遅れ、企業としての対応が遅れてしまう危険性もあります。

そのため、従業員にとっての連絡のしやすさと、管理者側の状況の把握のしやすさを考慮した連絡手段が必要とされます。

3.把握したい範囲まで確認できること

従業員からの報告の際に、「私は安全です」だけでなく、怪我の有無やその人の居場所、その人の家族の状況などまで含めて報告してほしいケースは多いでしょう。その場合、事前に、どこまでを対象として、どのような状態まで報告してほしいのか、報告の範囲や項目を定めておく必要があります。

4.報告に慣れていること

安否確認が必要になるような自然災害や事故は年に何回もあるものではありません。そのため、日ごろから口酸っぱく万一の対応について従業員に伝えていても、いざという時に従業員がやり方を覚えていない、という問題が生じて、安否確認がスムーズに行われない可能性があります。

 

【本稿の執筆について】

本稿は「一般社団法人ASP・SaaS・AI・IoTクラウド産業協会(ASPIC)」が運営するクラウドサービス紹介サイト『アスピック』を元に作成しております。


『アスピック』はサービスの比較、ビジネスに役立つ情報、業界の最新動向等が読める他、各種資料のダウンロード、サービス導入に関するご相談が無料でご利用いただけます。

f:id:tosho-antenna:20210824133519p:plain

クラウドサービス紹介サイト『アスピック』https://www.aspicjapan.org/asu/



『ASPIC』はASP・SaaS・IoT・AI・クラウドの「普及促進」と「市場拡大」並び「安心・安全の推進」に取り組んでおります。

f:id:tosho-antenna:20210824133259p:plain「一般社団法人ASP・SaaS・AI・IoTクラウド産業協会(ASPIC)」
 公式サイト

 https://www.aspicjapan.org/

 


◆本稿は、こちらの記事を基に作成いたしました。
企業に必要な安否確認とは?実施方法もご紹介|アスピック


◆関連記事
BCP対策に必要なシステムとは?安否確認手段は重要!
安否確認メールの整備で必要なことは?やり方や主なサービス
企業向け緊急連絡網の作り方。連絡手段はメール?アプリ?
【比較表】安否確認システムの比較11選!目的別の選び方


<この記事に関連するサイト>
BCPなど企業の防災対策支援 |東京商工会議所
https://www.tokyo-cci.or.jp/survey/bcp/