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ビジネス用チャット「Slack」でビジネスを加速させる!【東商ICTスクエアお役立ちコラム】

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ビジネスでもプライベートでも「個人用LINEのアカウント」を使っている方が多いのではないだろうか。実は筆者もその一人だ。
ただ「個人用LINEのアカウント」のビジネス活用は、もう卒業しつつある。やはり「個人用」では限界があるからだ。

例えば「個人用LINE」では、以下のような問題がないだろうか。

「個人用LINEのアカウント」のビジネス活用の限界

1. 各プロジェクトや各タスクの管理がやりにくい

LINE単体では、各プロジェクトや各タスクの管理ははなはだ難しい。
例えばAプロジェクトのBタスクについて、進捗確認するとき、各トークの全部タイムラインで追わないといけない

もちろん「検索」という機能があるものの、結局は、過去のやりとりで読み直して「誰に」、「Aプロジェクトの何を指示して」、「どこまでやっているのか」、「AプロジェクトのBタスクのボール(タスク)はどこにあるのか」などを追うのが非常に手間である。

もちろん検索のキーワードが漏れてしまうと、やりとりの履歴を見逃すことも多々ある。そうすると、依頼された方からすると「あの時にこういう話しましたよね…」なんて反感を食らうことも多々ある。
「AプロジェクトのBタスクは〇〇まで終わりました」などと気を利かせて報告される訳でないので、そもそも話がかみ合っていない」ってこともしばしば…。

そこで著者の場合は、タスク管理は、別の「Trello」というツールを使っているのだが、LINEと連携している訳でないので、結局、緊急性の高く重要なものはLINEで送り、更にTrelloでもコメントを残すような結局は、二度手間になってしまっている。

2. プライベートとビジネスの境目がなくなりやすい

LINEでは「お客さんとの社外でのやりとり」・「プライベートな社内のやりとり」の区別がなくなる。
例えばLINEグループで無理やりこういったことをやろうとするとプロジェクトごとにグループが増えたり、参加者候補が多くなったりで、これはこれで管理が非常に煩雑になる。

更に、LINEだとプライベートと共用なので、成り行きで使っていると休日だろうが、ビジネス用件のチャットがガンガン来る。
メールだと休日の送受信のものは大抵週明け月曜に対応しても全く問題ないが、LINEチャットだと「既読」が残るため返事が来ないと精神衛生上よくない。

ツールが便利なのは良いことだが、逆にツールに依存して相手へ際限なくチャットするのは問題である。

3. 送信済みメッセージの編集ができない

LINEで慌てて返信して、誤字脱字、間違った情報などを発信してしまうことはないだろうか。
恥ずかしながら著者は、しょっちゅうそれをやってしまう。よく読み返すと編集したくなることが本当に多い。しかしLINEは、原則それができない。

送信側はメッセージの取り消しができるものの、一度相手が開封し既読後は、相手方にはその間違った内容がそのまま残ったままになってしまう。
プライベートでは「なあなあ」で済まされるが、ビジネスではそうはいかない。

4. リマインドできない。やろうとすると人手に頼ざる得ない

LINEにはリマインド機能がない。私見だが、これが「ビジネスに向かない一番の理由」だと思っている。

筆者のようにコンサルタントの仕事やいわゆる管理職の方はよくわかると思うが、「やろうと思っているが、目の前の仕事が忙しくて手が回らない」って言い訳をするクライアントや従業員に対し、中長期的には、大きな成果を生み出す各プロジェクトに戻らせて取り組ませる「軌道修正能力」が求められる。

筆者のように少なくて10~20、多いときは30~50のプロジェクトを同時に回している場合、進捗確認しながら、いちいちLINEでリマインドチャットなんてしていられない。それだけで多くの時間が奪われてしまう。

一方、依頼を受けるクライアントや従業員も別に悪気がある訳でない、単純に忘れてしまっているだけなのである。
だったら、先回りして「忘れさせない仕組みを提供する」のが管理する方の重要な仕事だと筆者は思っている。

これらの問題点を唯一解決できるのが、ビジネス用チャットツールの「Slack」だ。
最近よく使われるようなった「Chatwork」「LINE WORKS」も比較してみたが、「リマインダー機能」がなかったので、不採用にした。
実際、筆者もまだまだ操作習得中の身だが、先に挙げた問題点を一掃できる唯一のツールだったので簡単にご紹介したいと思う。

最強のビジネス用チャットツールの「Slack」

1. 各プロジェクトや各タスクの管理がやりやすく検索の手間から解放される

Slackでは、LINEにおけるチャットルームをチャンネルと呼び、 # をつけて「#チャンネル名(プロジェクト管理名)」と表す。

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上の画像では「# 年間計画」や「# デザイン・フィードバック」が この会社内で作成されたチャンネルである。
AさんとBさんの間で属人的にやり取りするLINEチャット等とは異なり、Slackではプロジェクト名ごとにチャンネルを作成する。

チャンネルは、話題が決まっているグループLINEのようなものだと考えるとわかりやすい。
たとえば #SNS運用 というチャンネルを作って、そこでAさんとBさんがやり取りしていたとする。そこに後任候補として、Cさんが入り、Bさんが抜けたとする。
Eメールだと今までのAさんとBさんの、SNS運用に関するやり取りだけを効率的にCさんが把握するのは難しいが、Slackならそれが簡単にできる。

#SNS運用 に、Cさんを招待すれば、今の運用マニュアルが定まった経緯や、今まで起きたトラブルとその解決法などを、過去のやり取りを把握しやすくなる。担当者がよく変動する中小企業には非常に向いている

またLINEグループとの最大の違いは、チャンネル(プロジェクト管理名)の中で「スレッド(タスク管理名)」が利用できる点である。

LINEのグループでの会話は、ごちゃごちゃと全員で話をしていくイメージで、話題Aと話題Bがあっても、混在して話を進めていきがち・・・。だから、いつもタイムラインをしっかりと読んでいないと話題についていけなくなる。

対して、Slackでは、チャンネル(プロジェクト)の中でスレッド(タスク)を作成し、特定の話題(タスク)について話が進めることができる。
より話の内容が整理されるので、ビジネスにずっと向いている。

2. Slackで勤務時間外と休日が確保できる

チームで Slack を使うメリットのひとつは、休日中にこそ発揮される。
メールやテキストメッセージと同様に、勤務時間外でも仕事関連のSlackメッセージをついチェックしてしまいたくなるが、そこを敢えて毎日のおやすみモードスケジュールを設定すれば、Slack の通知を一時停止し、計画的に仕事から離れてオフタイムを楽しめるようになる。

例えば勤務時間が午前9時から午後5時だとすれば、午後5時01分から午前8時59 分までの時間帯にはおやすみモードを設定する。
また休日中にもチームの業務は続くこともあるため、チャンネルのアクティビティ通知が届かないよう、おやすみモード時間の設定をすることもできる。
他のメンバーには、表示名のとなりの (非通知アイコン) で自身の通知が非通知状態になっていることが確認できるようになっている。

3. 誤送信を簡単に編集できる

前述のようにLINEは、一度既読なってしてしまうとその内容を修正することはできない。
一方、Slackの場合、チャンネルやスレッドに投稿したメッセージの内容をあとから編集したり、削除したりすることが可能である。
更にSlackではメッセージの編集と削除の権限を設定することもできる。

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4. 柔軟にリマインド設定できる

Slackのチャンネル上でメッセージの右上をクリックすると「後でリマインドする」という項目があり「20分後」「1時間後」「3時間後」「明日」「来週」のいずれかから簡単選択できるし、指定時間に通知することも可能である。

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設定のフォーマットは、上記のメッセージ欄に

/remind [@メンバー/#チャンネル] [何を(日本語OK)] [任意:いつ(英語)]

と入力すればOK。
確かに最初は慣れが必要だが、使いこなすといろんな活用ができるし、あとで削除も簡単にできるので、安心で便利だ。



Slackなどの「チャットツール」は実に便利だが、その便利さに依存しすぎると互いにストレスを溜めてかえって生産性を落とすことがあるので要注意だ。
運用する前、もしくは運用してからでも構わないが、必ず「ガイドライン(ルール)」決め、それを「適宜更新していくこと」が非常に大切である。

例えば、「利用時間帯(勤務時間帯)」「権限の付け方」「セキュリティの配慮(使う場所)」「チャンネル・スレッドの使い方(チャットの範囲)」などの「自社のガイドライン(ルール)」が必要だ。

Slackは、自由度が高く、あまりにもいろんなことができる故に、成行きに任せておくと、すぐ「通知」がいっぱい来るようになる。それに参加メンバーが疲れて結果的に生産性が落ちかねない。
「チャットツール」は、「気軽さ」と「ルール」のバランスを取り続けることが最も重要な活用方針といえる。

野村 忠史(のむら ただし)
【執筆者プロフィール】
野村 忠史(のむら ただし)

ナインソーツコンサルティング株式会社 代表

<略歴>
1971年生まれ。販売力強化コンサルタント。中小企業診断士。
営業会社入社後、最下位スタートであったが、独自ノウハウを構築し、1年後に200人のトップに。さらに80人中3人選出の最優秀賞に、新人2人を受賞させる。

その後、13年間あらゆる業種業態で一貫して営業職と勤め、常に上位10%にキープ。
経営コンサルとして独立後は、あらゆる業種業態に再現できる「売れる仕組み」を独自に考案し、2014年ナインソーツコンサルティング(株)を設立。

年間100件以上のコンサルとセミナーを通して、全国各地の中小企業の販路拡大・販売力強化支援を行っている。

<この記事に関連するサイト>
東商ICTスクエアお役立ちコラム
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